Terminartikel anlegen

Hier erfährst du, wie du Termine erstellst. Termine erstellst du als Artikel, denn mit diesen Terminartikeln verwaltest Du alle Deine Termine. Artikel verwaltest du wie deine Trainer und Orte im Ressourcen-Modul.

Folge dazu dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung:

  1. Gehe zu den Artikeln im Ressourcen-Modul. Zum Ressourcen-Modul gelangst du über einen Klick  auf Stammdaten in der oberen Menüleiste.
  2. Klicke auf Neuen Artikel anlegen.
  3. Wenn Du einen Artikel anlegst, schreibe den Namen des Termins in das Eingabefeld Name. Der Name ist später auf der Website sichtbar (1).
  4. Wähle eine Kategorie oder Bereich auf der Homepage aus. Der Termin erscheint auf der Website in diesem Bereich oder unter dieser Kategorie (2).
  5. Zudem gibst Du eine Beschreibung des Termins in dem Eingabefeld Beschreibung an (3).
Beispiel-Screenshot: Artikel-Ressource anlegen

Hast Du einen Terminartikel erstellt, kannst Du hier weiter einstellen, wann die Termine beginnen und enden.

 

Terminzeiten einstellen

Hier erfährst du, wie du die Terminzeiten erstellst.

Folge dazu dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung:

  1. Weiter unten auf der Seite – im Abschnitt Buchung – gibst Du die Start- und Endzeit des Zeitraums ein, in dem Deine Termine stattfinden sollen. Dazu klickst Du auf das Eingabefeld Startzeit und Endzeit (1).
  2. Wähle die Wochentage aus, an denen die Termine stattfinden. Klicke dazu auf die Checkbox unter den Wochentagen (2).
  3. Die Sitzungslänge bestimmt wie lange der einzelne Termin dauert. Diese Angabe stellst Du im Eingabefeld Sitzungslänge ein (3).
  4. Die Pause stellst Du im Eingabefeld Pause ein. Sie wird automatisch zur Sitzungslänge hinzugerechnet (4).
Beispiel-Screenshot: Artikel-Ressource anlegen

Ein kleines Beispiel zum Verständnis:
Wenn Du zum Beispiel wie Caroline Coaching-Termine anbietest, gibst Du eine Start- und Endzeit ein. Caroline bietet vormittags zwischen 09:00 und 12:00 Uhr Coachings an. Du gibst also einen Zeitraum von 9 Uhr bis 12 Uhr ein (1). Caroline hat die ganze Woche Vormittags Zeit, deshalb hakt Sie jeden Wochentag an (2). Sie bevorzugt Termine von 50 Minuten und gönnt sich nach jedem Termin 10 Minuten Pause. Deshalb gibt Caroline bei der Sitzungslänge 50 Minuten und bei der Pause 10 Minuten ein (3/4). Caroline hat mit diesem Artikel jeden Wochentag drei Termine erstellt.

Erstelle und bearbeite Deine Trainer

Die Trainer-Seite  im Ressourcen-Modul  ist, wo du deine Trainer anlegst. Dort findest du deine Trainerlisten und verwaltest  sie. Du kannst auch Beschreibungen zu deinen Trainern hinzufügen.
Auch wenn es nicht Pflicht ist, dass du Trainer-Angaben machst, so muss doch jeder Trainer einen verknüpften Kontakt haben. Im Kontakt des Trainers ist die E-Mail-Adresse hinterlegt.

Folge dazu dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung:

  1. Gehe zu der Trainer-Seite  im Ressourcen-Modul. Zum Ressourcen-Modul gelangst du über einen Klick auf Stammdaten in der oberen Menüleiste und mit einem Klick auf Ressourcen und dann Trainer.
  2. Klicke auf Neuen Trainer anlegen.
  3. Wenn Du einen Trainer anlegst, wähle einen Kontakt über einen Klick auf Auswählen aus. (1).
  4. Es öffnet rechts eine Kontakte-Suche. Mit einem Klick in das Eingabefeld suchst du nach dem Namen deiner Kunden oder Mitarbeiter.
  5. Mit einem weiteren Klick hast du den Kontakt bereits ausgewählt (4).
  6. Jetzt noch abspeichern, und der Trainer ist erstellt. Du siehst die Seite mit allen deinen Trainern vor Dir.
Beispiel-Screenshot: Artikel-Ressource anlegen

In instappoint sind bereits zwei Trainer für Dich angelegt – Carolin Coach und Klaus Trainer. Ändere einfach die Daten von beiden und schon hast du Deine Trainer erstellt.

Kontaktdaten ändern

Hier erfährst du, wie du die Kontaktdaten deiner Kunden, Trainer und Mitarbeiter änderst.

Folge dazu dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung:

  1. Gehe zu den Kontakten im Kontakte-Modul. Zum Kontakte-Modul gelangst du über einen Klick  auf Groupware in der oberen Menüleiste.
  2. Suche den Kontakt durch Eingabe seines Namens in Suche nach…  und klicke auf Suchen.
  3. Mit einem Klick auf den Namen gelangst du zu den Kontaktdaten.
  4. Den Namen änderst du nach einem Klick auf Kontaktdetails (1). Nach einem Klick auf Zugehörige Adressen kannst du seine bisherige Adresse ändern oder neue Adressen hinzufügen (2).
  5. Klicke danach Speichern.
Beispiel-Screenshot: Demo-Kontakt Coach Carolin

Um die Telefonnummer oder E-Mail-Adresse zu speichern, fügst du diese  mit einem Klick auf das +-Symbol hinzu und speicherst danach nochmals mit einem Klick auf Speichern ab. Auf diese Weise ist sichergestellt, dass die Daten sorgfältig geprüft wurden, bevor instappoint die Daten speichert.

Trainer zu Terminen hinzufügen und ändern

Du musst keine Trainer mit deinen Terminen verknüpfen. Wie du trotzdem Trainer zu deinen Terminen hinzufügst und welche Vorteile das bringt, erfährst du hier.

Folge dazu dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung:

  1. Gehe zu den Artikeln im Ressourcen-Modul. Zum Ressourcen-Modul gelangst Du über einen Klick auf Stammdaten in der oberen Menüleiste.
  2. Bearbeite einen Artikel, indem Du auf das Zahnrad am Ende der Zeile klickst und dann auf Bearbeiten klickst.
  3. Gehe zum Buchungs-Abschnitt und wähle über das Drop-down-Menü den Trainer aus (1, 2).
  4. Jetzt nur noch abspeichern und Dein Trainer ist mit dem Termin verknüpft.
Beispiel-Screenshot: Artikel-Ressource anlegen

instappoint denkt mit! Wenn du Trainer mit Terminen verknüpft hast, dann schließt instappoint automatisch Doppelbuchungen desselben Trainers aus. Beispiel: Der Trainer kann zur gleichen Zeit drei einstündige Termine und einen dreistündigen Termin anbieten.
Bucht ein Kunde den dreistündigen Termin, sind die drei einstündigen Termine zur gleichen Zeit aber nicht weiter buchbar.

Produktkatalog anlegen

Deine Termine stellst du in Produktkatalogen zusammen. Hier erfährst du wie das geht!

Folge dazu dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung:

  1. Gehe zum Produktkatalog-Modul. Du gelangst dorthin über einen Klick auf Stammdaten in der oberen Menüleiste.
  2. Klicke auf Neuen Katalog anlegen.
  3. Wenn Du einen Katalog anlegst, gib dem Katalog einen Titel (1) und eine aussagekräftige Beschreibung (2). Die Beschreibung sehen später deine Kunden auf der Webseite. Vorausgesetzt natürlich, der Produktkatalog ist aktiv und nicht inaktiv.
  4. Klicke auf Speichern und der Katalog ist erstellt.
Beispiel-Screenshot: Produktkatalog bearbeiten

Die Produktkataloge geben Dir die Möglichkeit Deine Termine auf der Webseite zu präsentieren. Du kannst verschiedene Kategorien erstellen, um Deine Termine übersichtlicher darzustellen.

 

Kategorien im Produktkatalog

Dein Produktkatalog braucht Kategorien, um zu funktionieren. Mit Kategorien strukturierst du deine Termine für dich und für deine Kunden auf der Webseite. Hier erfährst du wie du Kategorien hinzufügst.

Folge dazu dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung:

  1. Klicke bei einem Produktkatalog auf das Zahnrad am Ende der Zeile (1) und wähle Kategorie hinzufügen aus (2). Ist noch kein Katalog vorhanden, erstelle einen Produktkatalog.
  2. Mit einem Klick auf Kategorien hinzufügen gelangst du zu den Kategorien des ausgewählten Katalogs.
  3.   Du gelangst zu deinem Katalog, mit deinen Terminen, Kategorien und Beschreibungen. Der Titel der Kategorien erscheint blau hinterlegt (2), die einzelnen Termine, die Du den Kategorien hinzufügst, werden unter den Kategorien mit Icons dargestellt (3).
  4. Um eine neue Kategorie zu erstellen, klicke auf + Neue Kategorien erstellen (1).
  5. Jetzt gibst du den Titel und die Beschreibung an (1,2). Die Beschreibung wird später auf der Webseite angezeigt. Sie können den Titel und die Beschreibung jederzeit ändern.
  6. Nach dem Speichern gelangst du zu deinem Produktkatalog zurück.
Beispiel-Screenshot: Verfügbare Kataloge
Beispiel-Screenshot: Mein Katalog

Verwende möglichst allgemeinverständliche Namen für deine Kategorien, damit deine Mitarbeiter mit den Kategorien arbeiten können.

 

Artikel dem Katalog zuweisen

Damit dein Produktkatalog auch Produkte hat, fügst du deine Terminartikel ein.

Folge dazu dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung: ·

1. Du klickst bei der passenden Kategorie am Ende der Zeile auf das Zahnrad (1).

2. Hier wählst du Ressourcen hinzufügen aus (2).

3. Nach dem Klick auf Ressourcen hinzufügen kommst du zu deinen Verfügbaren Ressourcen. Hier findest du alle deine Termine.

4. Wähle den Termin mit einem Klick auf die Checkbox vor dem Termin aus (1).

5. Klicke auf Speichern und der Termin ist Teil des Katalogs (2).

 

Beispiel-Screenshot: Artikel-Ressource hinzufügen
Beispiel-Screenshot: Artikel-Ressource hinzufügen

Du kannst deinen Kunden sowohl Links zu deinen Katalogen, deinen Kategorien und einzelnen Terminen Teilen. Wie das geht, erfährst du im dritten Teil: Manage Deine Termine effizient.

Die Menüpunkte Deiner Webseite ändern

Hier erfährst du, wie du Menüpunkte erstellst und änderst. Die Menüpunkte erstellst du im Menü-Editor-Modul.

Folge dazu dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung:

  1. Gehe zum Menü Editor. Zum Menü Editor-Modul gelangst Du über einen Klick in der oberen Menüleiste auf Content Management und dann Menü-Editor.
  2. Klicke auf Neuen Menüpunkt hinzufügen.
  3. Wenn Du einen Menüpunkt anlegst, wähle den Menütyp aus (1). Das Hauptmenü ist auf Deiner Webseite  oben links, die Fußzeile am unteren Ende Deiner Webseite.
  4. Gib dem Menüpunkt einen Titel. Dieser Titel erscheint auf der Webseite (2).
  5. Wähle das Zielmodul über das Dropdown-Menü aus. Hier findest Du den Produktkatalog (3).
Beispiel-Screenshot: Artikel-Ressource anlegen

Um Termine auf deiner Webseite anzeigen, erstellst Du einen Menüpunkt. Mit einem Klick auf die Menüpunkte rufen deine Kunden deine Termine auf. Die Menüpunkte führen entweder zu einem Katalog mit deinen Terminen, zu einer Kategorie des Katalogs mit ausgewählten Terminen oder direkt zu einem Termin und seiner Terminauswahl.

Menüpunkt zum Katalog, zur Kategorie oder zum Termin erstellen

Hier erfährst du, wie du einen Menüpunkt zum Katalog, zur Kategorie eines Katalogs oder zu einer einzelnen Terminansicht erstellst.

Es gibt drei Möglichkeiten:

  • Menüpunkt zum Katalog: Wenn du einen Menüpunkt zum Katalog brauchst, erstelle einen Menüpunkt und wähle danach im Drop-down-Menü den passenden Katalog aus und speichere ab (1).
  • Menüpunkt zur Kategorie: Wenn du einen Menüpunkt zu einer Kategorie brauchst, wähle auch das nächste Drop-down-Menü mit der Kategorie aus und speichere ab (2).
  • Menüpunkt zur Terminauswahl: Wenn du einen Menüpunkt direkt zu der Terminauswahl mit dem Kalender brauchst, wähle auch das nächste Drop-down-Menü instappoint aus und speichere ab (3).
Beispiel-Screenshot: Artikel-Ressource anlegen

Den Link zu der Webseite des Katalogs, der Kategorie mit den Terminen oder Terminauswahl zeigt Dir immer die unterste Zeile an. Ihn kannst du auch kopieren und beispielsweise per E-Mail im Kommunikationsmanager versenden (4).

Wie lautet der Link zu deinen instappoint-Terminen?

Hier erfährst du, wie sich die Link zu deinen instappoint-Terminen zusammensetzt. Ein Beispiel für einen solchen Link ist:  https://celanio.book-me.cloud//index.php?module=012110&resourceId=ART-00007

Der Link zu deinen instappoint-Terminen setzt sich aus der URL zu deiner instappoint-Webseite und der Artikelnummer deines Termins zusammen: [URL deiner Webseite]/index.php?module=012110&resourceId=[Artikelnummer].

  • Die URL deiner Webseite lautet in der Regel: „https://[dein-name].book-me.cloud.de“.
  • Dann kommt der Hinweis auf das Modul Ressourcen mit der Nummer 121100: „/?module=012110&resourceId=“.
  • Zuletzt gibst du die Artikelnummer an, beispielsweise „ART-00001“. Es sind auch andere Schreibweisen möglich, wie „art-1“ oder „ART-1“.
  • Die Artikelnummer findest du bei deinen Artikeln im Ressourcen-Modul. Klicke dazu in der oberen Menüleiste auf Stammdaten und dann Ressourcen. Wähle dann die Artikel aus und finde den gewünschten instappoint-Termin und die Spalte Interne Artikelnummer.
Beispiel-Screenshot: URL zur Terminauswahl
Beispiel-Screenshot: Interne Artikelnummer

Mit Hilfe des Moduls Sprechende URLs kannst du „https://celanio.book-me.cloud//index.php?module=012110&resourceId=ART-00007“ in „https://celanio.book-me.cloud/supporttermin“ umwandeln. Im Abschnitt Sprechende URLs erstellen zeigen wir dir, wie das geht.

Auf deiner Webseite einen Termin reservieren oder buchen

Hier erfährst du, wie du oder deine Kunden einen Termin reservieren oder buchen.

Folge dazu dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung:

  1. Gehe zu deiner instappoint Webseite.
  2. Klicke auf einen Menüpunkt (1).
  3. Mit einem Klick auf Buchen oder Reservieren gelangst du (2) gelangst du zur Terminauswahl. Vielleicht bist du aber auch schon bei der Terminauswahl, weil der Menüpunkt direkt dorthin führt.
  4. Wähle einen Tag aus, an dem du Zeit hast (1).
  5. Klicke auf den Termin auswählen-Button (2).
  6. Bestätige die Buchung des Termins mit einem Klick auf OK (3).
  7. Klicke auf Reservierung fertigstellen oder Einkauf abschließen.
  8. Gib deine Kontaktangaben ein und klicke auf Speichern und Fortfahren.
  9. Wähle die Zahlungsart aus. Es stehen dir die Zahlungsarten Rechnung, Lastschrift und PayPal zur Verfügung.
  10. Klicke auf Weiter im Bestellprozess und akzeptiere die allgemeinen Geschäftsbedingungen mittels eines Klicks auf die Checkbox und klicke auf Einkauf abschließen.
  11. Die Webseite informiert dich über das erfolgreiche Versenden einer Nachricht und der Aufnahme deiner Bestellung.
Beispiel-Screenshot: Termin reservieren
Beispiel-Screenshot: Terminauswahl

In instappoint können Termine erstellt werden, die deine Kunden reservieren oder buchen können.

Buchungsbestätigung mit Kalendereinträgen versenden

Hier erfährst du, wie du Kalendereinträge für deine Termine mit der Buchungsbestätigung automatisch versendest. Mit einem Klick übernimmst du oder dein Kunde dann den Link und der passende Kalendereintrag in deinen Online-Kalender.

Folge dazu dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung:

    1. Gehe zu den E-Mail-Vorlagen im Kommunikationsmanager-Modul. Zum Ressourcen-Modul gelangst du über einen Klick auf Abwicklung in der oberen Menüleiste und dann auf Kommunikationsmanager.
    2. Finde die  Vorlage für die instappoint Buchungsbestätigung und bearbeite die Vorlage über das Zahnrad am Ende der Zeile.
    3. Dir stehen drei Variablen zur Verfügung, die du in der Vorlage verwenden kannst. Immer wenn du eine Variable verwendest, wird auch automatisch eine iCal-Datei angehängt. :
      •  [[instappoint_date_calendar_links]]: In der E-Mail sind sowohl die Links zu den Kalendereinträgen für Mozilla-Thunderbird, Microsoft-Outlook und für Google-Kalender hinterlegt.
      • [[instappoint_date_ical_links]]: In der E-Mail sind sowohl die Links zu der iCal-Datei hinterlegt für Kalendereinträgen in allen Programmen, die dieses Format unterstützen.
      • [[instappoint_date_google_links]]: In der E-Mail ist der Link für den Google-Kalender hinterlegt.

Die angehängte iCal-Datei sorgt dafür, dass dich der Mozilla-Thunderbird fragt, ob du den Termin akzeptieren und in deinen Kalender übernehmen willst oder nicht.  Zudem findest du eine blaue Termineinladungsbox mit den wichtigsten Informationen zum Termin in der Mail.

Versendete E-Mails überprüfen

Hier erfährst du, wie du die aus instappoint versendeten E-Mails überprüfst. Alle  Kunden erhalten ja bei jeder Buchung eine E-Mail-Bestätigung.

Folge dazu dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung:

  1. Gehe zum Postausgang. Im Postausgangs-Modul findest du alle versendeten E-Mails. Du gelangst dorthin über einen Klick auf Abwicklung in der oberen Menüleiste und dann auf Postausgang (1).
  2. Klicke auf -> Versendete E-Mails (2). 
  3. Den Inhalt der Nachricht kannst du dir über einen Klick auf den Empfänger anzeigen lassen (3).
  4. Der Status verrät dir, ob instappoint die E-Mail erfolgreich versendet hat (4). Hat dein Kunde beispielsweise eine falsche E-Mail-Adresse angegeben, siehst du das hier.
Beispiel-Screenshot: Versendete E-Mails überprüfen

In instappoint werden E-Mails alle fünf Minuten versendet. Das erlaubt, das sichere Versenden auch von einer sehr großen Anzahl von E-Mails.

Eingehende Bestellungen überprüfen

Alle Bestellungen deiner Kunden sammelt instappoint an einem Ort – dem Modul Eingehende Bestellungen. Hier kannst du den Status deiner Bestellungen überwachen oder eine Rechnung erstellen.

Folge dazu dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung:

  1. Gehe zu den Eingehenden Bestellungen. Zum Modul Eingehende Bestellungen gelangst du über einen Klick auf Abwicklung in der oberen Menüleiste und dann einem Klick auf Eingehende Bestellungen (1).
  2. Mit einem Klick auf das +/- Icon, siehst du die Bestellung.
  3. Du siehst in der Zeile alle wichtigen Informationen zur Bestellung deines Termins.
Beispiel-Screenshot: Artikel-Ressource anlegen

Du kannst, sobald ein Termin wahrgenommen wurde, auf Erledigt klicken und die Zeile wird grün markiert. Entscheide selbst darüber, was dein Kriterium dafür ist, dass du mit einem Termin fertig bist.

Rechnungsauftrag erstellen

Hier erfährst du, wie du mit einem Klick einen Rechnungsauftrag erstellst.

Folge dazu dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung: 

  1. Gehe zu den Eingehenden Bestellungen. Zum Modul Eingehende Bestellungen gelangst du über einen Klick auf Abwicklung in der oberen Menüleiste und dann einem Klick auf Eingehende Bestellungen (1).
  2. Mit einem Klick auf das +/- Icon, siehst du die Bestellung. Finde die Bestellung, für die du eine Rechnung erstellen willst.
  3. Die Rechnung erstellst du mit einem Klick auf den Pfeil am Ende der Zeile (2).
  4. Es öffnet sich ein Fenster mit einem vorausgewählten Auftrag. Wähle eine passende Auftragsvorlage im Drop-down-Menü Vorlage wählen  aus.
  5. Klicke auf Erstellen und instappoint erstellt den Rechnungsauftrag.
Beispiel-Screenshot: Rechnungsauftrag erstellen
Beispiel-Screenshot: Auftragsvorlage auswählen

Der Rechnungsauftrag ist die Grundlage der Rechnung. Die Rechnung versendest du aus dem Rechnungsmanager-Modul direkt per E-Mail.

Rechnungen versenden

Hier erfährst du, wie du Rechnungsaufträge in Rechnungen umwandelst und sofort per E-Mail versendest.

Folge dazu dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung:

  1. Zum Rechnungsmanager  mit einem Klick auf Marketing in der oberen Menüleiste und dann auf RM Aufträge.
  2. Mit einem Klick auf das Zahnrad (1) und einem Klick auf Umwandeln erstellst du aus deinem Auftrag eine Rechnung.
  3. Es öffnet sich ein Fenster, in dem die wichtigsten Werte voreingestellt sind. Die Checkbox Sofort fakturieren ist angehakt (1). Damit wird der Auftrag sofort in Rechnung gestellt.
  4. Markiere noch die Checkbox Sofort versenden (2) und wähle eine passende E-Mail-Vorlage aus.
  5. Mit einem Klick auf Speichern versendet instappoint automatisch die Rechnung an den Besteller (4).
Beispiel-Screenshot: Auftrag umwandeln
Beispiel-Screenshot: Auftrag umwandeln

Falls du deinen Auftrag nicht sofort findest, verwende den Filter. Wenn du auf das Wort Filter klickst, gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten nach deinen Aufträgen oder Rechnungen zu suchen.